"Som administrativt ansvarig får man räkna med att behöva prioritera, prioritera om, vara flexibel och vara beredd på skiftningar"

I december 2019 blev Claude Yousef antagen till UD:s utrikesadministratörsprogram med stationering i Jerusalem. Även om man hade en vecka på sig att tacka ja, hade han och familjen i princip redan bestämt sig. Nu arbetar han som administrativt ansvarig och chef för sektionen för administration, migration och konsulära frågor. Hur har utrikesadministratörsprogrammet förberett honom för den nya rollen?

– Det är en bred utbildning som omfattar allt från verksamhetsplanering, ekonomisk styrning, personalfrågor och arbetsledning till migration och konsulärt. Det ger en väldigt bra grund att stå på inför utstationering där den ena dagen aldrig är den andra lik. Kontakterna med utbildarna från olika UD-enheter samt de andra deltagarna i utrikesadministratörsprogrammet har varit mest givande. Vi från UAP 2020 har fortfarande en chattgrupp där vi ibland ber varandra om råd.

Utrikesförvaltningen hade alltid varit intressant som framtida arbetsplats. Det var först efter några år som han tog steget och sökte in till utrikesadministratörsprogrammet.

– En kollega på Röda Korset hade sökt programmet och då väcktes mitt intresse för utrikesförvaltningen igen. En utlandstjänstgöring är något jag alltid har velat prova på. Det kändes också rätt i tiden med familjen. Att bli antagen och få jobba för Regeringskansliet och utrikesförvaltningen upplevdes stort för mig. Det var väldigt spännande också att få komma till ett nytt land och uppleva Jerusalem i en speciell tid med pandemin. Jerusalem är en viktig plats för många och som många turister flockas till. Att promenera på nästintill tomma gator i gamla stan utan trängsel har varit en fin upplevelse. Vi ser fram emot att få uppleva vad övriga landet har att erbjuda lite smidigare nu med många vaccinerade och lättade restriktioner.

När man väl har kommit plats på sin stationeringsort, hur ser en arbetsdag ut som administrativt ansvarig för en utlandsmyndighet?

– Det är händelserika dagar med högt tempo. Det kan gå från att granska ett avtal, ta hand om personalrelaterade frågor, arbeta med att få koll på offentlig upphandlingslagen, granska bokföring och redovisning till att möta en svensk medborgare och utfärda ett provisoriskt pass. Oftast kommer jag till jobbet med en plan om vad som behöver hanteras och vad jag ska åstadkomma och avklara. När dagen väl är slut händer det inte sällan att inget av det som var planerat att göras blev gjort, eftersom så mycket annat kom emellan som behövde prioriteras istället. Som administrativt ansvarig med det breda ansvaret får man räkna med att behöva prioritera, prioritera om, vara flexibel och vara beredd på skiftningar.

– Samtidigt som jobbet aldrig tar slut är det viktigt att hitta något som distanserar en från arbetet för att få den återhämtning man behöver. Att både kunna prioritera bland sina arbetsuppgifter och värna om sitt privatliv är viktigt. Min familj har varit min räddning till att inte jobba allt för många sena kvällar och helger. För någon annan kanske det är ett träningspass eller en middag med en vän som är lösningen på balansen och alla behöver hitta sina sätt.

Den som söker programmet verkar behöva kunna lite om allt möjligt. Vem bör söka in till programmet?

– Rollen är en stödfunktion i slutändan och passar den som är prestigelös, flexibel och har en god servicekänsla i sin utgångspunkt gentemot både kollegor och medarbetare men också svenska medborgare i landet som söker sig till UM för stöd. Har du dels erfarenhet och intresse av administration, personalfrågor och arbetsledning, dels en känsla för intern styrning och kontroll, då passar det dig. Man måste inte kunna allt från början, UAP är en bra bas inför stationering och som man sedan bygger på med praktisk erfarenhet ute på UM.