”I grunden handlar det om att se till att kärnverksamheten kan fungera så bra som möjligt”
Publicerad
Juristen Gabriella Veitch Dubell på Utrikesdepartementets planeringsstab var en av de första som gick UD:s program för utrikesadministratörer 2010. Sedan dess har hon hunnit med två utrikesposteringar i Alger och Dar es Salaam, och nu arbetar hon med verksamhetsstöd- och utveckling som kansliråd på UD i Stockholm.
- Jag brukar säga att det viktigaste är att kunna behålla perspektivet på en utlandsmyndighet. Som utrikesadministratör har du först de stora frågorna som du vet återkommer varje år, som till exempel budgetprocessen och personalfrågorna. Sedan har du de akuta frågorna – konsulära ärenden är alltid prioriterade. Därutöver har du resten av den administrativa och författningsreglerade verksamheten som du är ansvarig för. Detta ger en struktur och är en bra början, säger hon.
Struktur i all ära, men för att passa som administratör på en utlandsmyndighet krävs mer än så. Gabriella Veitch Dubell understryker vikten av att vara prestigelös och beredd att rycka in där det behövs. Hon beskriver det som att ha en modern inställning till sitt arbete.
- Man måste vara flexibel och känna sig bekväm i att ena stunden representera Sverige vid mottagningar och i andra stunden besöka fängelser och sjukhus. Man måste vara beredd på att hantera många frågor parallellt, att kunna fatta obekväma beslut och samtidigt vara medmänsklig, säger hon. Den ena dagen är aldrig lik den andra för en utrikesadministratör.
Förutom att man behöver ha ett stort intresse för administration generellt, vill hon betona vikten av att ha erfarenhet eller intresse för personallednings- och utvecklingsfrågor.
- När den utsända personalen roterar, stannar de lokalanställda kvar. Därför är det så viktigt att satsa på de lokalanställda och att lägga tid på ledning och utveckling. En bra arbetsmiljö skapar man genom att lära känna personalen och deras utveckling.
Gabriella Veitch Dubell bodde utomlands som barn och har alltid velat arbeta internationellt. När hon sökte utbildningen hade hon jobbat som jurist i Bryssel och som lokalanställd vicekonsul på den bilaterala ambassaden som Sverige då hade i staden. Det var framför allt möjligheten att arbeta med verksamhetsstöd på en svensk myndighet med hela världen som ett möjligt arbetsfält som attraherade henne att söka UAP. Och för henne hade det inte kunnat bli bättre.
- Arbetet på utlandsmyndigheter är mycket varierande, men det varierar även mellan olika myndigheter – och på så vis utvecklas man hela tiden. Men i grunden handlar det om att se till att kärnverksamheten kan fungera så bra som möjligt, att hantera den författningsreglerade verksamheten och i många fall jobba med personallednings- och utvecklingsfrågor.
Att från tid till annan rotera från utlandstjänstgöring hem till Stockholm ingår självklart i anställningen. Efter en längre tid utomlands kan också det innebära en stor omställning.
- På UD i Stockholm befinner man sig helt plötsligt på en stor arbetsplats med massor av samlad erfarenhet och kunskap. För mig är det både spännande och utvecklande och man har möjlighet att se om sin egen kompetensutveckling. När man själv har god erfarenhet ute i fält kan man verkligen bidra i arbetet med verksamhetsstödsfrågor i hemmaorganisationen och det roliga är att man gör det utifrån ett nytt helhetsperspektiv – hela världen, säger Gabriella Veitch Dubell.
- Mitt mål under hemmastationeringen är att fortsätta jobba med verksamhetsutvecklingsfrågor som ska underlätta arbetet på utlandsmyndigheterna. Det har skett stora förbättringar under de senaste åren på området, men det finns mer att göra. När jag åker ut nästa gång hoppas jag att se märkbara förbättringar och kunna arbeta mer tidseffektivt, säger hon.
X