Regeringskansliets integritetspolicy

Personuppgiftsansvar

Regeringskansliet (org.nr 202100-3831) är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som myndigheten bestämmer ändamål och medel för. Exempelvis behandlar Regeringskansliet personuppgifter i samband med myndighetens ärendehantering, vid hantering av frågor, när någon söker jobb hos oss och vid prenumerationer.

Offentlighetsprincipen

Regeringskansliet är en statlig myndighet. Meddelanden som skickas till myndigheten blir allmänna handlingar och kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen.

Den behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar anses ske med stöd av allmänt intresse.

Så här behandlar Regeringskansliet dina personuppgifter

För att behandla personuppgifter måste det finnas ett särskilt och uttryckligt ändamål och en rättslig grund för behandlingen.

Regeringskansliet behandlar dina personuppgifter i syfte att genomföra, utveckla och informera om myndighetens verksamhet. Oftast stödjer Regeringskansliet sin rätt att behandla personuppgifter på den rättsliga grunden att det är ett allmänt intresse att behandlingen sker eller för att det är en rättslig förpliktelse. I vissa fall behandlar Regeringskansliet personuppgifter för att det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal med den registrerade. Regeringskansliet kan även behandla personuppgifter med ditt samtycke.

Regeringskansliet behandlar endast de personuppgifter som är relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen.

Se nedan de vanligast förekommande behandlingar vid myndigheten.

Ansökan om arbete

Regeringskansliet behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om arbete skickas in. Personuppgifterna behandlas för att Regeringskansliet ska kunna administrera ansökningarna, tillsätta tjänsten och för statistisk uppföljning. Behandlingen för tillsättningen av tjänsten sker som ett led i Regeringskansliets myndighetsutövning och övrig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Anställda och uppdragstagare

Som arbetsgivare behandlar Regeringskansliet personuppgifter om anställda och uppdragstagare, bl.a. med stöd av allmänt intresse och som ett led i myndighetsutövning och för att fullgöra avtal.

Beställning av informationsmaterial och prenumerationer

Personuppgifter som lämnas i samband med beställning av informationsmaterial eller prenumeration behandlas för att Regeringskansliet ska kunna administrera beställningen eller prenumerationen och göra utskick. Den rättsliga grunden är samtycke och du väljer själv när du vill avsluta din prenumeration och återkalla ditt samtycke.

Ändra eller avsluta din prenumeration på utskick från regeringen.se 

Anmälan till utbildningar, konferenser, pressträffar och andra evenemang

Regeringskansliet behandlar personuppgifter i samband med anmälan till utbildningar, konferenser, pressträffar och andra evenemang. Behandlingen sker för att administrera anmälan och för att följa upp myndighetens utbildningar m.m. Den rättsliga grunden för administrationen av anmälan är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan. Rättslig grund för att behandlingen som sker i samband med uppföljningen är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Förfrågningar och brev från allmänheten

Regeringskansliet behandlar personuppgifter för att kommunicera med den som lämnar in en förfrågan eller brev och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Förvaltningsärenden

Regeringskansliet behandlar personuppgifter i samband med olika typer av förvaltningsärenden, bl.a. vid utnämning av domare, ansökningar i brottmåls- och civilrättsliga ärenden samt i konsulära ärenden. Behandlingen av personuppgifter sker som ett led i Regeringskansliets myndighetsutövning eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

De kategorier av personuppgifter som behandlas är framför allt namn och kontaktuppgifter till enskilda liksom namn och kontaktuppgifter till företrädare för en organisation samt diarienummer för ärenden som registreras.

I handlingar och meddelanden som skickas till Regeringskansliet förekommer ofta även andra typer av personuppgifter.

Känsliga personuppgifter

Ibland skickas känsliga personuppgifter in till myndigheten. Om dessa hör till ett ärende behandlas de för att ärendet ska kunna handläggas och är inte sökbara. Rättslig grund för behandlingen av känsliga personuppgifter är viktigt allmänt intresse.

Så länge sparas dina personuppgifter

Som statlig myndighet är utgångspunkten att myndigheten ska bevara allmänna handlingar. Det följer av arkivlagstiftningen. Regeringskansliet bevarar därför som huvudregel allmänna handlingar och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsföreskrifter och gallringsbeslut.

Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge som de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för och rensas eller pseudonymiseras regelbundet.

Ansökningshandlingar som inte avser den som fått tjänsten sparas i två år efter att rekryteringsärendet avslutats.

Personuppgifter som lämnats vid beställning av informationsmaterial sparas endast så länge som det krävs för att hantera beställningen.

Personuppgifter om prenumeranter raderas vid avslutad prenumeration.

Vilka som kan ta del av personuppgifterna

De medarbetare på Regeringskansliet som kommer att ta del av uppgifterna behöver det för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Regeringskansliet är i vissa fall, t.ex. när det gäller anställda och uppdragstagare, skyldig att lämna personuppgifter till andra myndigheter och i förekommande fall även Regeringskansliets upphandlade bank. Andra myndigheter är bl.a. Skatteverket och Statens tjänstepensionsverk.

Allmänna handlingar kan lämnas ut enligt offentlighetsprincipen till journalister och enskilda som begär det.

Regeringskansliet använder sig i vissa fall av personuppgiftsbiträden. Det kan t.ex. vara olika it-tjänster och it-system i samband med rekrytering. Personuppgiftsbiträdet behandlar i dessa fall personuppgifter för Regeringskansliets räkning och enligt våra instruktioner.

Regeringskansliet behandlar vanligen personuppgifter inom EU/EES. Om överföring sker till en leverantör utanför EU/EES vidtar Regeringskansliet skyddsåtgärder såsom standardavtalsklausuler.

Dina rättigheter

Som registrerad har du flera rättigheter. Vissa av rättigheterna gäller utan begränsning för behandling av personuppgifter hos myndigheter medan andra rättigheter gäller i begränsad omfattning hos myndigheter.

Nedan ser du vilka rättigheter du har enligt dataskyddsförordningen.

Rätt till information

Du har rätt att få besked om Regeringskansliet behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få en kopia av dessa (ett så kallat registerutdrag) och viss information om behandlingen.

Rätt till rättelse

Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

Rätt att göra invändningar

I vissa fall har du rätt att invända mot en personuppgiftsbehandling. Rätten att invända gäller bland annat när personuppgifter behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Om du invänder mot en behandling får Regeringskansliet endast fortsätta att behandla uppgifterna om Regeringskansliet kan visa att det finns tvingande berättigade skäl till att fortsätta att behandla uppgifterna.

Rätt till begränsning

Du har i vissa fall möjlighet att kräva att Regeringskansliet begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Begränsning kan ske under vissa förutsättningar, bland annat om personuppgifterna inte är korrekta eller inte längre är nödvändiga för ändamålen.

Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att dessa endast får behandlas för vissa syften.

Rätt till radering

Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade, bl.a. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålen med behandlingen. När dina personuppgifter behövs för att Regeringskansliet ska kunna fullgöra sitt uppdrag eller framgår av en allmän handling har Regeringskansliet ingen möjlighet att radera uppgifterna.

Rätt att flytta personuppgifter

Om Regeringskansliet behandlar personuppgifter om dig, har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, t.ex. att överföra personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig. Det gäller personuppgifter som du själv har lämnat till Regeringskansliet med stöd av samtycke eller avtal.

Denna rättighet är begränsad när det gäller personuppgiftsbehandling inom en myndighet eftersom behandling av personuppgifter oftast sker med stöd av andra rättsliga grunder än samtycke och avtal.

Hur skyddar Regeringskansliet personuppgifter?

Regeringskansliet vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att personuppgifter som Regeringskansliet behandlar skyddas från obehörig åtkomst, förändring och förstörelse. Vilka åtgärder som vidtas beror bl.a. på behandlingens art och risken med behandlingen.

Möjlighet att lämna synpunkter på behandlingen av personuppgifter

Om du har synpunkter på hur Regeringskansliet behandlar dina personuppgifter kan du kontakta myndigheten.

Du har även rätt att lämna ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontakt

Du kan kontakta Regeringskansliets dataskyddsombud om du har frågor som rör myndighetens behandling av dina personuppgifter eller om du som registrerad vill utöva dina rättigheter gentemot Regeringskansliet.

Via post:

Regeringskansliet
Förvaltningsavdelningen
103 33 Stockholm

Märk brevet med ”Regeringskansliets dataskyddsombud”.

Via e-post:
Regeringskansliets dataskyddsombud
Maria Hedegård
e-post till Regeringskansliets dataskyddsombud