Utrikesadministratörsprogrammet

Inom verksamhetsstödet söker vi kansliansvariga/handläggare för tjänstgöring på våra utlandsmyndigheter och på departementet. Anställningen inleds med en utbildningsperiod på cirka sex månader som innehåller både teoretisk och praktisk utbildning inom utrikesförvaltningens olika verksamhetsområden.

Efter avslutad utbildning blir du utlandsstationerad på en av våra utlandsmyndigheter, där du ansvarar för allt verksamhetsstöd direkt under chefen för myndigheten. I arbetet ingår att tjänstgöra växelvis i olika delar av världen där Sverige är representerat och i hemmaorganisationen, företrädesvis på någon av de administrativa enheterna.

Arbetsuppgifterna kan bland annat omfatta följande områden:

• Verksamhetsplanering och ekonomisk styrning (redovisning, budget och internkontroll)
• HR-frågor och arbetsledning
• Fastighets- och säkerhetsfrågor
• Krisberedskap och konsulära frågor
• Migrationsfrågor
• Kommunikations- och IT-relaterade frågor
• Arkiv
• Informations- och kulturfrågor, Sverigefrämjande

Ansökningsperiod

Ansökningsperioden för utrikesadministratörsprogrammet 2024 äger rum under 19 augusti – 18 september 2024.

Läs mer och ansök här: Kansliansvarig/handläggare – ansvara för verksamhetsstöd med tjänstgöring över hela världen

Ansökningskrav

För att vara behörig att söka krävs att du är svensk medborgare, har akademisk utbildning och minst fem års arbetslivserfarenhet inom förvaltning, ekonomi, HR-frågor, juridik eller annat område som bedöms tillämpligt. Erfarenhet från Regeringskansliet eller annan relevant erfarenhet från offentlig verksamhet är meriterande. Det är viktigt att du kan formulera dig väl i tal och skrift på svenska och engelska.

Det är önskvärt att du även har goda kunskaper i ytterligare ett världsspråk som franska, spanska, tyska, ryska eller arabiska liksom erfarenhet av redovisning och personalledning, samt god IT-kompetens inklusive goda kunskaper i Officepaketet. Det är en fördel om du redan har levt och arbetat utomlands, gärna i en krävande miljö.

För att vara behörig att söka krävs även B-körkort (ej automat).

Du har ett stort intresse för administration, organisation, ekonomi/redovisning och verksamhetsstyrning. För att trivas i rollen är du driven, strukturerad och har mycket god organisatorisk och logistisk förmåga. Du har god analytisk förmåga och har förmåga att arbeta inom ett brett spektrum av frågor samtidigt. Vidare är du van att arbeta självständigt och ta egna initiativ. Du är ansvarstagande och har lätt för att skapa kontakter. Som arbetsledare behöver du kunna bygga ett lag och ha god samarbetsförmåga. Det är viktigt för oss att du har en mycket välutvecklad servicekänsla, förmåga att bemöta människor samt att du trivs med att arbeta i en mångkulturell miljö. Som medarbetare i utrikesförvaltningen är du lösningsorienterad och kan snabbt anpassa dig till nya situationer.

Rekryteringsprocessen

Rekrytering av kansliansvariga annonseras under Lediga jobb på regeringen.se och i externa medier.

Efter ett första urval utifrån ansökningshandlingarna får ett utvalt antal utföra ett personlighets- och prestationstest online.

Nästa steg i urvalsprocessen är intervjuer och övningar vid ett Assessment Center som äger rum under oktober månad 2024.

Ca 10 personer kommer att antas till programmet. Besked meddelas under december månad. Individuell lönesättning tillämpas.

Samtliga anställda har skyldighet att tjänstgöra i utrikesrepresentationen. Under din första utlandsstationering, placeras du företrädesvis på en ort utanför Europa med förhållandevis krävande förhållanden.

Varje placering varar mellan tre till fem år.

Utbildning

Anställningen inleds med ett utbildningsprogram om ca 6 månader, med start i början av mars 2025 och avslut i augusti 2025. Programmet innehåller en introduktion till, samt praktik inom, UD:s olika verksamhetsområden såsom ekonomi och administration, migration och konsulära och civilrättsliga frågor. Utlandsstationeringen påbörjas i mitten av augusti 2025.