Erfaren assistent – ge kvalificerat stöd till EU-representationens myndighetschef
Uppdaterad
Är du lockad av att arbeta i en internationell miljö? Trivs du med att arbeta serviceorienterat med administrativa uppgifter? Vi söker dig med erfarenhet av assistentarbete och ett starkt sinne för organisation och service. Om du är en lyhörd, noggrann och kvalitetsmedveten person kan vi erbjuda dig ett spännande jobb på en stimulerande arbetsplats i Europas hjärta.
Din arbetsdag. EU:s morgondag.
Målet för EU-representationens verksamhet är att vara ett effektivt instrument för regeringen på EU-arenan. För att uppnå detta mål behövs engagerade medarbetare, såväl assistenter som handläggare och chefer.
I rollen som assistent till myndighetschefen tillika Coreper II-ambassadören är du ett viktigt nav i Coreper II-samordningsarbetet. Arbetsuppgifterna omfattar administrativt stöd i form av kalender- och dokumenthantering, telefonförfrågningar, möteslogistik, framtagande av besöksprogram och reseplanering. I arbetet ingår även planering av representationstillfällen, mottagningar och andra möten. Tjänsten innebär ett nära samarbete med myndighetschefen, Anticifunktionen och andra enheter vid representationen. Uppgifterna omfattar även koordinering och planering på daglig basis tillsammans med övriga assistenter och samordnande funktioner i myndighetsledningen. Arbetet är utåtriktat med många kontakter med både interna och externa aktörer, inklusive Regeringskansliet, EU:s institutioner och övriga medlemsstater.
Din bakgrund
Du har gymnasieutbildning med teoretisk inriktning eller annan utbildning och/eller erfarenhet vi bedömer likvärdig. Vi söker dig som har gedigen erfarenhet av att arbeta administrativt. Det är meriterande om du har arbetslivserfarenhet inom offentlig verksamhet, exempelvis Regeringskansliet, statlig myndighet eller EU-institutionerna och tidigare erfarenhet av arbete med verksamhetsstöd eller som chefsassistent inom annan organisation. Vidare är du van att arbeta med Officepaketet och andra IT-verktyg. Du behöver kunna uttrycka dig obehindrat på svenska och engelska i både tal och skrift.
Kunskaper i franska och kunskaper om EU-arbetet och hur unionens institutioner fungerar ser vi som meriterande. Likaså är erfarenhet av arbete med att utveckla administrativa rutiner och processer meriterande.
Dina egenskaper
Vi söker dig som är lyhörd med en känsla för service, du ser andras behov och har lätt att anpassa dig till förändrade omständigheter. Du har en god samarbetsförmåga, agerar proaktivt och har förmåga att planera, prioritera och organisera arbetet på ett effektivt sätt. Vi söker dig som är utåtriktad, kvalitetsmedvetenhet och noggrann. Vidare är du är tillmötesgående och anstränger dig för att hitta lösningar och bidrar till utveckling. Du har gott omdöme och hög integritet. Eftersom arbetsbelastningen kan variera över tid på grund av arbetstoppar är det viktigt att du är bekväm med att hantera flera frågor parallellt. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.
Övrigt
Tjänsten är en lokalanställd befattning på heltid. Tillträde från enligt överenskommelse.
En säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas då tjänsten är säkerhetsklassad.
Arbete utanför ordinarie arbetstid och övertidsarbete förekommer i tjänsten.
Svenskt medborgarskap är ett krav för tjänsten.
Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta Karolina Riedel som är Antici handläggare, på +32 (0) 475 26 59 28. Du är även välkommen att kontakta HR-handläggare Simon Morrissey på +32 (0) 2 289 56 84 eller +32 (0) 475 79 01 59 för frågor gällande anställningsvillkor och information om Bryssel. Facklig kontaktperson för ST-UM är Erika Perez som nås på +32 (0)2 289 5686 och för Saco Linnea Gualersi som nås på +32 (0)479 98 10 77.
Välkommen med din ansökan med meritförteckning och personligt brev via e-post till [email protected] senast den 18 maj 2025. Ange diarienummer UM2025/13034/BRYR i din ansökan.
Tänk på att ansökningshandlingar som du skickar till representationen blir allmän handling och kan komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Inkludera därför inte personuppgifter som du inte vill ska kunna begäras ut.
EU-representationen är Sveriges största utlandsmyndighet belägen i Bryssel. Verksamheten syftar till att utifrån regeringens prioriteringar och målsättningar förbereda, driva och vinna gehör för svenska ståndpunkter i EU-arbetet.
