Ett statsbesök kräver noggranna förberedelser
Det ligger mycket arbete bakom ett statsbesök.
- Man måste vara flexibel och väl förberedd, säger Herman af Trolle, protokollchef på Utrikesdepartementet.
Herman af Trolle, protokollchef på Utrikesdepartementet.
I det äldsta rummet i Torstensonska palatset sitter Herman af Trolle och förbereder just nu ett statsbesök till Italien. Herman är protokollchef på Utrikesdepartementet och har bland annat hand om processen kring förberedelser och genomförande av statsbesök till och från Sverige. I slutet av mars ska Kungaparet besöka Rom och Bologna i Italien.
- Det är en lång procedur att bestämma vilka länder som ska besökas eller vilka som ska komma hit, förklarar han.
Gamla traditioner
Mitt emot skrivbordet står ett skåp i barockstil som är fyllt av glittrande ordensmedaljer.
- Statsbesök bygger på mycket gamla traditioner. Ordensutbyte har varit ett sätt att visa på vänskapliga relationer mellan olika länder, säger Herman.
I dag innehåller statsbesöken fortfarande en del ceremoniella inslag, men har efterhand fått en mer politisk och kommersiell betydelse. Listan över vilka länder som ska besökas uppdateras fortlöpande.
- Det handlar om vad vi vill visa upp och vilka länder vi tycker är intressanta. Vi vill sprida information om Sverige, svenskt näringsliv och vår kultur, förklarar han.
Håller föredragning för Kungaparet
Ett statsbesök kräver noggranna förberedelser. Förslag på vilka länder som ska inbjudas och sådana som skall besökas av Kungaparet tas fram av de geografiska enheterna på UD. Utrikesråden behandlar enheternas förslag och sedan beslutar statsrådsberedningen. Utrikesministern föredrar sedan förslagen för Kungen och Drottningen. Inför varje statsbesök sker en särskild föredragning om landet ifråga. Inför Italien-besöket i mars har Axel Wernhoff, departementsråd på EU-enheten, tagit fram underlag om landet.
- Föredragningen tar ungefär en timma. Först ger vi en allmän översikt och ger en bild av det politiska läget i landet. Sedan blir det tillfälle till frågor, berättar Axel Wernhoff.
Kungaparet får en bakgrundspärm med presentationer av personerna som de kommer att träffa och ett program för besöket. Pärmen innehåller även mer bakgrund, historik och aktuell information av olika slag som den geografiska enheten har tagit fram.
Näringslivet spelar en viktig roll
Programmet för ett besök görs av protokollet i samarbete med ambassaderna, hovet, Svenskt Näringsliv och Exportrådet. Näringslivet har en viktig roll vid statsbesöken, understryker Herman af Trolle. Det tillfrågas tidigt om sina önskemål. Vid de flesta statsbesök följer en delegation från näringslivet med och har ett parallellt program. Första dagen vid ett inkommande statsbesök följer i regel ett traditionellt schema med välkomstceremonier, möte med talmannen, regeringschefen och avslutas med en statsbankett på kvällen. Andra dagen brukar gästerna göra något företagsbesök i eller i närheten av Stockholm och kanske erbjudas ett kulturinslag. På kvällen bjuder ofta gästerna tillbaka med en så kallad svarsbankett. Tredje dagen åker sällskapet för det mesta ut till någon annan del av landet, de senaste besöken har gått till Uppsala, Linköping och Göteborg.
Kan alltid bli ändringar
Herman af Trolle har varit protokollchef i ungefär ett och ett halvt år, han var tidigare ambassadör i Bryssel.
- Man måste vara flexibel och väl förberedd. Det finns ju ett tryckt program men det kan alltid bli ändringar, säger han.
Han berättar att besökarna kan vilja göra justeringar i programmet i sista stund, att det kan bli återbud eller aktiviteter ställs in. Ibland blir gästerna helt enkelt trötta och vill korta ned något inslag eller har egna önskemål.
- Vi försöker vara så tillmötesgående vi kan, men det är många inblandade, säger Herman.
Kulturskillnader skapar sällan några större problem. Svenskarna är ofta är väl förberedda och pålästa om landet ifråga, tycker han.
- Det är viktigt att alltid bemöta de utländska besökande korrekt och med respekt och att ha en dialog med landets ambassad inför besöket.
Paus under EU-ordförandeskapet
Det har varit ovanligt många besök de senaste två åren. Sveriges kommande ordförandeskap i EU innebär att resurserna nu måste koncentreras på denna uppgift, och det planeras därför inte några statsbesök under andra halvåret år 2009. Däremot väntas många officiella besök på ministernivå såväl före som under ordförandeskapsperioden. Den här veckan kommer till exempel Sudans utrikesminister och senare Litauens premiärminister på besök till Stockholm. Förutom statsbesöken har protokollet hand om inkommande besök som gäller statsministern, utrikesministern, handelsministern och biståndsministern.
Text och bild: Karin Grahn Wetter
Statsbesök
Genomförda år 2007
Inkommande: Kina, Brasilien, Bulgarien
Utgående: Japan, Danmark, Österrike
Genomförda år 2008
Inkommande: Rumänien, Luxemburg, Grekland
Utgående: Portugal, Ukraina
Planerade år 2009
Utgående: Italien Nederländerna
